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北京师范大学公文处理规定
日期: 2014-01-16  信息来源: 学校信息门户    阅读

 

第一章  总则

 

第一条  为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文质量和办文效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和教育部关于印发《教育部公文处理规定》的通知(教办〔2013〕7号)文件精神,结合我校实际情况,特制定本规定。

第二条  学校公文是学校党委、行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书;是传达贯彻上级精神和学校政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具;是依法治校和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学校党委/校长办公室(以下简称“党校办”)是学校公文的管理机构,负责学校公文处理工作并指导、督促、检查全校其他各单位的公文的处理工作。

第六条  全校各单位应当高度重视公文处理工作,加强领导和检查。各单位主要负责人对本单位公文处理工作负有直接领导责任,应指定政治素质过硬和业务水平高的干部(专人)具体负责公文处理工作。

 

第二章  行文规则

 

第七条  我校公文主要有决议、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要、规定十三种。

第八条  行文应当确有必要,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。行文应当注重实效性、针对性和可操作性。严禁发带有商业推销性质的公文。

凡属以下情况的,不再制发公文:国家法律法规和党内法规已作出明确规定的;现行公文仍然适用的;就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的;对工作表态、没有实质性内容的;某项工作的政策已经明确,执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法,只作一般性号召或者重申已有规定、要求的;使用电话、传真、邮件等其他手段可办理的。

第九条  行文关系按照隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。

第十条  行文应当贯彻党、政分开的原则。凡属党务方面的工作,由党委发文,若涉及行政有关部门,可抄送。凡属政务方面的工作,由行政发文,若涉及党委有关部门,可抄送。涉及学校重大事项、决定时,经主要负责领导签发,可以党政联名行文。

第十一条  学校党委、行政可以向上级单位或者无隶属关系的单位行文。党校办是唯一能够以北京师范大学名义对上、对外行文的部门,其他校内单位不得以北京师范大学名义对上、对外行文。

第十二条  根据发文单位与收文单位之间的行文关系,我校公文分为上行文、下行文和平行文。行文应当遵照以下规定:

(一)上行文。以北京师范大学的名义对上行文,一般用请示、报告、意见等文种。上行文原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。公文遵循一文一报原则,一般不多头分送,因紧急情况确需分送的,应当在首页注明分送情况。

下级单位的请示事项,如需以学校名义向上级单位请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级单位。

落实上级单位领导批示的情况报告,需附领导批示复印件。

(二)下行文。对下级单位的行文,一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种。特别重要的下行文,应当根据工作需要抄送上级单位以及相关部门等。

(三)平行文。同级或者无隶属关系的单位之间行文,一般用函、意见、通知等文种。除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不在公文中提出指令性要求。对于校外单位征求学校意见的公文,应当按照对等原则以学校函件形式回复。

 

第三章  学校发文管理

 

第十三条  发文包括公文的起草、报批、签发、制发等环节。

第十四条  公文的起草应当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他相关规定,完整准确体现发文意图,并同现行有关公文衔接。

(二)分析问题要实事求是,所提政策措施和办法要切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练,格式规范。

(四)公文应由掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应由单位负责人主持、指导起草工作。

(五)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。公文涉及其他部门职权范围事项的,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。经协商不能取得一致意见的,由主办单位报送上级领导协调或者审定。

(六)向上请示问题和报告工作要分开,不得将“请示”、“报告”混用。“请示”应当一文一事;“报告”不得夹带请示事项。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项,如:“关于(某内容)的请示报告”、“关于申请(或请求)(某内容)的报告”。

(七)严格控制公文篇幅,公文正文一般控制在3000字以内,报送上级单位的请示和报告,正文一般不超过1500字。

(八)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因和紧急程度。

第十五条  校级公文的报批。校内各单位拟申请行文,应由本单位负责人审核、签字,涉及其他部门的,须由拟稿部门和共同经办部门负责人会签,并准确填写《北京师范大学发文签批单》,原则上在拟发出日期前至少5个工作日将草拟文稿和附件经学校公文自动化系统报至党校办行文。申请发文的主办单位对所发文件负最终责任。公文不得越级报送、多头分送或者横传直送,避免出现交叉批示、体外循环、逆向流转等情况。

校级公文签发前须经党校办核稿。审核重点:行文理由是否充分,行文依据是否准确;是否符合发文格式和发文单位的职权范围,发文意图是否完整准确体现,文种是否正确;内容是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令;同现行有关公文是否衔接,有无矛盾;提出的政策措施和办法是否明确具体、切实可行;涉及其他单位和部门的事项是否经过协商一致;密级是否恰当,紧急程度是否合适,文字表达是否准确、简练,附件是否齐备、题目是否一致等。

校级公文呈校领导签发前,一般应进行二级审核和三级复核。二级审核是指主办单位负责人要进行审核并签字,提交到党校办后发文秘书按以上原则再次审核。三级复核是指党校办文字秘书、主管文秘工作副主任和党校办主任进行三级复核并签字。

经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。审核合格的公文由党校办提交学校领导签发。

党校办对各单位报送的公文应当及时审核、报批,普通公文审核期限一般不超过3个工作日,加急公文一般不超过1个工作日,特急公文应当及时审核。

第十六条  校级公文的签发。综合性的、重大的问题,由党校办呈送党委书记、校长签发;日常工作例行性的和业务性的专项问题,由党校办呈送主管校领导签发。

校领导和各单位负责人对报请批示的各类公文,要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过5个工作日,加急公文一般不超过2个工作日,特急公文应当及时批阅。紧急公文可通过电话联系,经请示同意后,可先发文,再补办签发手续。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。公文一经签发,即成为定稿,并据此生效。

第十七条  公文的制发包括以下主要程序:

(一)复核。签发后的公文在印发前须经党校办对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审定稿。

(二)编号、套红。复核合格的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并进行套红。

(三)印制。公文的印发要保证时效性并厉行勤俭节约,原则上以电子公文方式通过公文自动化系统在网上发布,除印制少数存档外,不再印发纸质公文。有特殊要求需要印制的公文,由党校办印制,普通公文印制时间不超过3个工作日,加急公文一般不超过1个工作日,特急公文应当立即印制。

(四)核发。由党校办按规定份数和发送范围发送。重要的和有办理时限的校内发文必须一一送交并签收。送往校外的请示、重要报告必须用挂号发出或送交签收。公开印发的公文,可以张贴、上网,也可以翻印。普通公文的分发期限一般不超过2个工作日,加急公文和电子公文一般不超过1个工作日,特急公文应当立即分发。

 

第四章  学校收文管理

 

第十八条  收文包括接收、登记、初审、阅文、拟办、批办、承办、办结等环节。

第十九条 接收、登记和初审。接收校外来文包括国家有关部委、北京市委市政府、有关委局以及其他外单位来文,接收校内来文包括校内各单位请示或报告等,由部门公文管理员准确填写收文批办单中的各项内容,经学校公文自动化系统报至党校办。党校办对接收的文件进行编号,登记文题、来源、去向等信息。

校内各学部、院系报请审批的校级公文须经由相关职能部门报党校办,且应明确主送校领导。

校内各单位收到上级正式公文,必须送党校办登记办理,不得直接签批或传阅。除领导直接交办事宜外,各单位呈送校领导的请示或报告必须送党校办登记办理,不得直接报送校领导个人。

党校办收到校内各单位呈报的公文时应进行审核,审核重点:是否应由该单位办理;文种使用、公文格式是否规范;涉及到相关部门的事项是否已协商、会签等。对不符合规定的公文,经办公室领导同意,退回呈报单位,并说明理由。普通公文审核期限一般不超过3个工作日,加急公文一般不超过1个工作日,特急公文应当及时审核。

第二十条  阅文和拟办。党校办对接收的公文进行阅览,根据公文内容、要求和工作需要,提出拟办意见,及时送校领导批示。紧急公文应向校领导和承办部门说明情况,尽快回复。

第二十一条  批办。校领导审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

校领导对报请批示的各类公文,要及时批阅,普通公文批阅期限一般不超过5个工作日,加急公文一般不超过2个工作日,特急公文应当及时批阅,然后将文件返回党校办处理,一般不直接传给其他校领导或交给承办部门。

第二十二条  承办。党校办按照领导批示对公文进行处理或者分发相关单位承办。承办单位收到交办的公文后,应及时办理,不得延误、推诿;对不属于本单位职责范围或不宜由本单位办理的,应迅速退回党校办,并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,原则上不得再以批转文件的形式请其他单位阅处;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致时,可以提出明确意见经党校办上报主管校领导审批、裁定。

承办单位在完成领导批示意见后,应在公文自动化系统该文件的《北京师范大学收文批办单》的部门处理意见栏填写结果并反馈至党校办。“办文”应严格按照上级来文时限要求办理,没有具体时间期限的,原则上应在收到文件后7个工作日内向党校办回复办理结果。对于校外来文,党校办负责将公文的办理结果答复来文单位。上级来文中的“阅文”在各单位一般不得超过3个工作日,不得横传至其他单位,文件阅读范围不得自行扩大。

第二十三条  催办。送校领导批示或交有关部门办理的公文,党校办应及时了解公文办理的进展情况,负责催办。到期未办结的公文,党校办应按要求催办。紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。

 

第五章  公文管理

 

第二十四条  公文的立卷、归档。公文办理完毕后,根据《中华人民共和国档案法》 和其他有关规定,承办人员应当将公文定稿、正本及时整理(立卷)、归档。以学校党委、行政名义印制的公文,党校办应将文稿签发单、公文原件以及正本保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后由党校办保存备查。联合办理的公文,原件由主办单位整理归档,其他单位保存其他形式的公文副本。

第二十五条  公文的清退销毁。不具备归档和保存价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。

第二十六条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第二十七条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。

第二十八条  单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案馆。

第二十九条  个人出差、开会带回的公文,应当视内容及工作需要交党校办办理。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十条  违反规定擅自拟发的或者与上级规定和要求相抵触的公文,学校责令有关单位予以撤销,并予以通报批评。对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为,学校将视后果轻重分别给予当事人和有关责任人处分。违反保密规定,造成重大损失的,学校将依据国家和学校有关规定追究当事人的法律责任。

 

第六章  附则

 

第三十一条  学校党政机关正式建制以外的各类机构的行文事项,按照此规定执行。

第三十二条  涉及外事方面的公文,按照外事工作规定办理。涉密公文,按照保密工作有关规定办理。

第三十三条  本办法由学校党校办负责解释。

第三十四条  本办法自发布之日起施行,原有关规定同时废止。

 

附件1:公文种类 

一、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

二、决定。适用于对学校重要事项或重大行动做出决策和部署、机构设置、奖惩有关单位或人员、变更或撤销下级部门不适当的决定事项。

三、公告。适用于对外宣布学校重大事项。

四、通告。适用于公布校内外一定范围内应当遵守或者周知的事项。

五、通知。适用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,发布规章,传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者共同执行的事项,任命人员等。

六、通报。适用于公布奖惩,传达重要精神或者情况。

七、报告。适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问。

八、请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

九、批复。适用于答复下级单位请示事项。

十、意见。适用于对重大问题提出见解和处理办法。

十一、函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

十二、纪要。适用于记载、传达会议等情况和议定事项。

十三、规定。适用于特定规范内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

 

附件2:公文格式标准

 

一、 公文的组成

(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

(二)密级。公文的秘密等级。涉密公文应当根据涉密程度分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,分别注明“一般”、“急”、 “紧急”、“特急”。

(四)发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

(五)发文字号。由文别、年份、发文顺序号组成,以学校党委、学校名义发的文件,由党校办文秘人员统一编号。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

(六)签发人。上行文应在发文号右侧标注注明“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。

(七)标题。由发文单位名称、事由和文种组成。应当准确简要地概括公文的主要内容。用小二号方正小标宋字体,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。排列使用梯形或菱形。文件首页必须显示正文。

(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。用小三号仿宋_GB2312编排在标题下空1行,回行顶格,最后一个单位名称后加全角冒号。有多个主送单位时,同级同类单位用顿号,同级不同类单位用逗号。

(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。用小三号仿宋_GB2312编排在主送单位名称下1行,从左至右横写、横排。每个自然段空2字,回行顶格。文中小标题层次序号依次使用“一、”“(一)”“1.”“(1)”,第一层序号及小标题用小三号黑体,第二层用小三号楷体_GB2312,第三层及以下均用小三号仿宋_GB2312。

(十)附件说明。公文如有附件,应当在正文之后、发文单位署名之前注明附件的顺序号和名称。在正文下空1行,用小三号仿宋_GB2312,左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,需要用阿拉伯数字标注顺序号。附件名称较长需要回行时,与上一行附件名称的首字对齐。

(十一)发文单位署名。发文单位全称或规范化简称,应署在正文后的右下方,与正文及其附件说明之间留出适当距离。用小三号仿宋_GB2312。

(十二)成文日期。署会议通过或者负责人签发的日期,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。用阿拉伯数字标全年、月、日。

(十三)印章。公文除“会议纪要”以外,应加盖发文单位印章,并与署名单位相符。印章盖在发文单位署名及发文日期上;联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,由联合发文单位加盖印章,主办单位印章在前。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料,应按顺序置于主件之后,与主件装订在一起。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印时间和送印日期,位于公文末页下端。用阿拉伯数字标全年、月、日。

(十八)页码。公文页数顺序号。

二、公文的格式

(一)公文用纸一般采用国际标准A4 型(210mm×297mm ), 特殊形式的公文用纸幅面,根据实际情况确定。

(二)公文的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。日期应当写明具体的年、月、日。

(三)公文中的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明中文含义。

(四)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

 

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